Google Drive

Hướng dẫn Cách Tạo Google Drive Nhóm hiệu quả nhất 

Đánh giá

Google Drive là một ứng dụng dùng để lưu trữ thông tin với sức chứa lên tới 15GB hoàn toàn miễn phí. Ngoài chức năng lưu trữ thì Google Drive còn giúp người dùng có thể trao đổi công việc nhóm một cách hiệu quả. Tuy nhiên lại rất ít người biết đến chức năng này của Google Drive. Vậy Google Drive Nhóm là gì? Cách tạo Google Drive nhóm có khó không? Hãy cùng igas-barton tìm hiểu qua bài viết dưới đây nha. 

Làm việc với Google Drive Nhóm

Với những ai đang làm việc trong lĩnh vực hành chính và nhân viên văn phòng thì chắc hẳn không còn xa lạ gì với Google Drive. Với sự phát triển không ngừng của thời đại và mọi người ngày càng đề cao tính hiệu quả khi làm việc nhóm. Vì vậy mà Google Drive như một công cụ hỗ trợ giúp cho quá trình làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn. 

Google cho phép người dùng sử dụng tài khoản cá nhân của mình đăng nhập vào hầu hết các phần mềm cũng như ứng dụng khác. Và tạo ra tính chất cá nhân hóa rất cao. Khi làm việc nhóm thì người dùng có thể sử dụng Google Drive để phân chia công việc theo cột, hàng. Và chia sẻ cho các thành viên khác nhanh chóng. 

Làm việc với Google Drive Nhóm
Làm việc với Google Drive Nhóm

Google Drive Nhóm sẽ cho phép các thành viên của thể xem và chia sẻ tất cả các tài liệu với nhau mọi lúc, mọi nơi. Khi đó sẽ giúp quá trình chia sẻ thông tin hiệu quả hơn. Các tệp tin đó cũng sẽ trở thành tài sản chung của mọi người tay vì của một cá nhân. Nếu như bất kỳ một thành viên nào dời đi thì các tệp tin đó vẫn đặt tại vị trí đó. Các thành viên nhóm còn lại vẫn có thể xem, chia sẻ thông tin và hoàn thành các công việc. 

  • Tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền sở hữu bất kỳ một tệp tin nào.
  • Nếu như có 1 thành viên rời đi thì những tài liệu họ thêm vẫn sẽ ở lại. 
  • Bạn vẫn có thể chia sẻ tài liệu và gửi lời mời thêm thành viên vào nhóm. 
Xem ngay  Nguyên Nhân và Cách Khắc Phục Google Drive Bị Mất File

Các tính năng của Google Drive nhóm 

  • Cài đặt Drive nhóm
  • Tạo Drive nhóm
  • Thêm thành viên và đặt quyền
  • Thay đổi quyền thành viên
  • Xóa thành viên
  • Thêm tệp và Folder
  • Chia sẻ và cộng tác

Xem thêm: Cách Tăng Dung Lượng Google Drive Miễn Phí Hiệu Quả

Hướng dẫn cách tạo Google Drive nhóm nhanh chóng 

Dưới đây là cách tạo Google Drive nhóm vô cùng đơn giản chỉ với vài thao tác. Bạn có thể tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

  • Bước 1: Trước hết bạn cần chuẩn bị một chiếc máy tính có kết nối mạng internet với tốc độ đường truyền ổn định. Sau đó bạn cần truy cập vào trang chủ của Google Drive. Tại giao diện của  Google Drive ở góc bên trái, bạn click chuột vào mục Google Drive nhóm. 
Hướng dẫn cách tạo Google Drive nhóm nhanh chóng 
Hướng dẫn cách tạo Google Drive nhóm nhanh chóng
  • Bước 2: Cách tạo Google Drive nhóm bằng cách nhấp chuột vào phía trên cùng của màn hình. Tiếp đó, bạn cần chọn và nhập tên cho Google Drive nhóm của mình. 
  • Bước 3: Bạn nhấn vào tiến hành tạo lập. Vậy là bạn đã hoàn thành quá trình tạo cho mình một  Google Drive nhóm. 

Cách sử dụng và quản lý thành viên trong Google Drive nhóm 

Sau khi đã hướng dẫn cách tạo Google Drive nhóm, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng và quản lý thành viên. Để có thể sử dụng Google Drive nhóm hiệu quả thù trước hết bạn cần biết cách thêm thành viên nhóm, thiết lập quyền truy cập và chia sẻ tài liệu khi làm việc nhóm. 

Thêm thành viên trong Google Drive nhóm

Để có thể thêm các thành viên vào nhóm thì bạn cần thực hiện các bước như sau:

  • Bước 1: Trước hết, bạn phải là người tạo nhóm. 
  • Bước 2: Bạn sẽ click chuột phải vào nhóm vừa tạo và chọn “thêm thành viên”. 
  • Bước 3: Bạn cần nhập địa chỉ gmail của các thành viên đó vào. Sau đó tiến hành phân quyền, chức năng cho họ khi làm việc trong Google Drive nhóm. 
Xem ngay  Khắc phục lỗi Google Drive Vượt Quá Số Lần Tải 
Thêm thành viên trong Google Drive nhóm
Thêm thành viên trong Google Drive nhóm

Bạn có thể phân quyền cho các thành viên trong nhóm của mình bằng cách, trên giao diện, tại phần nhập gmail nó sẽ xuất hiện mục “Người quản lý”. Bạn chỉ cần click chuột để có thể phân quyền sao cho phù hợp với các thành viên. Tùy thuộc vào công việc của họ trong nhóm mà bạn sẽ tiến hành phân quyền cho các thành viên là người xem, người quản lý, hay người chỉnh sửa,….

Thiết lập quyền truy cập cho các thành viên 

Để có thể đảm bảo tính an toàn cũng như bảo mật của các tài liệu trong nhóm một cách tốt nhất. Thì việc thiết lập và cài đặt quyền truy cập là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các bước thiết lập quyền truy cập cho các thành viên trong Google Drive nhóm, bạn có thể tham khảo:  

  • Bước 1: Tại giao diện của Google Drive nhóm, bạn hãy nhấp chuột phải và chọn mục “Cài đặt” . 
  • Bước 2: Lúc này, giao diện sẽ hiện ra các mực như chia sẻ ngoài, chia sẻ với người không phải thành viên nhóm và tải xuống, sao chép, in. 
Thiết lập quyền truy cập cho các thành viên
Thiết lập quyền truy cập cho các thành viên

Mỗi mục sẽ có một chức năng riêng. Vì vậy mà bạn cần căn cứ vào công việc của nhóm để lựa chọn sao cho phù hợp nhất. Chức năng của các mục:

  • Chia sẻ ngoài: Sẽ cho phép chia sẻ các tài liệu ra ngoài không thuộc quyền quản lý của Google Drive nhóm vẫn có thể tiếp nhận được. 
  • Chia sẻ với người không phải thành viên nhóm: Tức là bất kỳ ai cũng có thể xem được tài liệu của nhóm.
  • Tải xuống, sao chép và in sẽ chỉ cho phép các đối tượng là người nhận xét, chỉnh sửa, người xem,.. có thể tiến hành các thao tác này tại Google Drive nhóm. 
Xem ngay  Cách Đổi Màu Thư Mục Google Drive đơn giản nhất

Cập nhật và chia sẻ tài liệu lên Google Drive nhóm

Việc chia sẻ các thư mục, tập tin hay bất kỳ một file nào lên Google Drive nhóm sẽ tiến hành như bình thường. Nhà sản xuất Google sẽ cho phép tất cả người dùng chia sẻ tài liệu là các file. Tuy nhiên sẽ không cho phép chia sẻ cả thư mục tránh lợi dụng chức năng này. 

Lợi ích khi sử dụng Google Drive nhóm

  • Đây là công cụ giúp mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ tài liệu của cả nhóm thay vì phải chuyển tiếp nhiều lần. Khi đó sẽ dễ dàng kiểm tra tiến độ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. 
  • Khi sử dụng Google Drive nhóm để làm việc sẽ giúp cho công việc teamwork được diễn ra thuận lợi và tiết kiệm một khoản thời gian lớn. Người trưởng nhóm chỉ cần cấp quyền cho các thành viên sẽ dễ dàng sửa cũng như theo dõi bài làm của các thành viên khác nhanh chóng. 
Lợi ích khi sử dụng Google Drive nhóm
Lợi ích khi sử dụng Google Drive nhóm
  • Tuy nhiên, làm việc nhóm cần rất nhiều các kỹ năng và tính đồng đội cao. Do đó mà để có thể thạt hiệu quả cao nhất thì mỗi người đều cần phải có một người leader có tâm và giàu kinh nghiệm quản lý. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về hướng dẫn cách tạo Google Drive nhóm igas-barton muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp cho bạn có thêm nhiều kỹ năng cũng như trải nghiệm tại Google Drive nhóm. Hãy theo dõi trang web của chúng tôi để biết thêm nhiều các kiến thức cũng như mẹo khi làm việc với Google Drive.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button